Jau ilgstoši tiek meklētas stratēģijas efektīvākai e-pastu lietošanai. Lai saņemtu atbildes uz jautājumiem, kas ir aktuāli vairumam e-pastu sūtītāju un saņēmēju, Lielbritānijā veikts apjomīgs pētījums, kurš kliedē vairākus populāros mītus par darba e-pastu un to, kā mums to vajadzētu izmantot.
Lūk, zinātnisks skatījums uz pieciem mītiem par e-pasta lietošanu darbā.
Mīts Nr. 1 Mums ir jāpārbauda e-pasts ne vairāk kā dažas reizes dienā.
Protams, nevajag ļaut e-pastam traucēt pildīt darba pienākumus, taču tas nenozīmē, ka e-pasts būtu ilgstoši jāatstāj bez uzmanības. Saskaņā ar pētījuma datiem, tie darbinieki, kuri regulāri pārbauda savu e-pastu, saglabā sajūtu, ka viņi kontrolē savu darba dienu un nejūtas pārslogoti, neskatoties uz saņemto e-pastu daudzumu. Sekošana līdzi ienākošajiem e-pastiem, ļauj ne tikai izvairīties no pārpildīta e-pasta, bet arī no e-pasta radīta stresa.
Mīts Nr.2 E-pasts ir laika izšķiešana, kas novērš uzmanību no darba pienākumu veikšanas
Pētījumā tika noskaidrots, ka mūsdienās ļoti neliela daļa no darba e-pastā ienākošajām un izejošajām vēstulēm nav saistītas ar darbu. Vairums cilvēku izmanto e-pastu kā instrumentu, kas ļauj paveikt darbu efektīvāk un daudzi pat apgalvo, ka e-pasta nepieejamība samazinātu darba efektivitāti.
Mīts Nr.3 E-pasta nepārbaudīšana ārpus darba mazinās stresu
Šim aspektam pētījuma autori ir pievērsuši īpašu uzmanību, ņemot vērā faktu, ka kopš 2017. gada 1. janvāra, Francijā ir stājies spēkā likums, kas ļauj darbiniekiem uz brīdi „atslēgties” pēc dažu stundu aktīva darba. Pētījumā gan tika noskaidrots, ka darbiniekiem patīk iespēja pārbaudīt e-pastu arī ārpus darba un tas ļauj viņiem justies fleksiblākiem. Lai gan jāatzīmē, ka e-pasta nosūtīšana, ar mērķi, lai tas adresātu sasniedz ārpus darba laika, tiek uzskatīta par sliktu toni.
Mīts Nr.4 Ir jānosaka precīzs laiks, kurā sniegt atbildi uz e-pastu
Ja uzņēmumi nosaka precīzu laiku, kurā ir jāsniedz atbilde uz e-pastu, tas visbiežāk tiek darīts klientu interesēs, un, protams, tas var būt nepieciešams specifikās, ar tiešu klientu apkalpošanu saistītās darbavietās, taču kopumā, šādi nosacījumi var radīt nevajadzīgu spiedienu uz darbiniekiem un nebūt nenodrošināt gaidīto stratēģisko pieeju. Daudzi pētījuma dalībnieki norādījuši, ka nosūtot e-pastu viņi ne sagaida, ne pieprasa nekavējošu atbildi, līdz ar to spiediena izdarīšanu uz ātru atbildi, var tikt uztverta negatīvi un samazināt produktivitāti. Organizācijām, kuras piekopj šādu politiku, tiek ieteikts to pārskatīt un varbūt pat atteikties no tās.
Mīts Nr.5 “CC” un “replay to all” lietošana nav nepieciešama un ir kaitinoša
Lai gan “CC” un “replay to all” lietošanai ir veltīts daudz pētījumu, konkrētājā pētījumā secināts, ka minētajām funkcijām ir dažāda efekta ietekme, kas atkarīga no katra konkrētā darbinieka uzticības un savstarpējās sapratnes kultūras. Ja tā ir darba vide, kurā bieži tiek meklēti vainīgie “CC” lietošana tiek uzskatīta par izvairīšanos no atbildības un liekas dalīšanās ar informāciju, savukārt darba vidē, kur valda labas darba attiecības, “CC” lietošana tiek uztverta pozitīvi, kā instruments, lai dalītos ar zināšanām, iesaistītu kolēģus un dalītos ar informāciju, neatkrīgi no kolēģu statusa.
Pētījuma ietvaros tika minēti arī tādi jauni rīki kā, piemēram, Slack un Yammer. Tie tika minēti, kā īpaši noderīgi, ļaujot darbiniekiem koordinēt digitālās aktivitātes un saziņu, jo īpaši attiecībā uz komandu projektiem, kuros var dalīties ar ziņojumiem, kā arī diskusijas un informācijas plūsmu var sasaistīt ar projekta dokumentāciju. Maiņu un nepilnas slodzes darbinieki, minētās sistēmas izmanto, lai novērstu e-pastu sastrēgumus ārpus darba laika, jo citi komandas locekļi tos var pārbaudīt viņu prombūtnes laikā.
Ko mēs kopumā varam secināt no šī pētījuma?
Ir skaidrs, ka mūsu sadarbības prasmes mainās un pilnveidojas līdz ar komunikāciju tehnoloģijām, kuras mēs ikdienā lietojam. Un ir vērts paturēt prātā, ka e-pasts nedzīvo savu dzīvi, tā lietderība un pievienotā vērtība darba vidē ir atkarīga no katra indivīda un biroja kultūras – tādēļ uzņēmumiem un organizācijām vispirms ir jāpievērš vispārēja uzmanība tam, kā uzlabot komunikāciju darba vietā, vienlaikus novēršot darbinieku izdegšanu.
Avots: http://www.acas.org.uk
Komunikācijas eksperts,
mediju attiecību konsultants
Valters Grīnvalds